Geschäftsreise in die USA für Meetings – ESTA oder Visum?

Geschäftsreisende, die nur für einige Tage oder Wochen im Zuge ihrer Arbeit in die USA einreisen, beantragen meistens unnötig ein Visum.

Dies kostet viel Zeit, denn die Beantragung des Visums ist viel schwieriger und aufwendiger als eine Beantragung des ESTAs. Es ist deshalb zu empfehlen, vor der Antragstellung zu überprüfen, ob ein Visum überhaupt nötig ist. Ein ESTA reicht meistens aus.

Die Visumspflicht für kurze Geschäftsreisen

Geschäftsreisende mit einem deutschen oder österreichischen Reisepass benötigen generell kein Visum. Deutschland ist ein Teil des sogenannten Visa Waiver Programms der Vereinigten Staaten. So können Reisende, welche kein Arbeitsverhältnis in den USA eingehen, mit einem ESTA 90 Tage im Land verbleiben.

  • Sie können an Netzwerken, Geschäftstreffen, Kundenbesuchen und verschiedenen Konferenzen oder Meetings teilnehmen.
  • Viele Geschäftsreisende sind sich dieses Aspektes nicht bewusst. Sie können mit einem ESTA in Amerika arbeiten, sofern kein Beschäftigungsverhältnis mit einem Unternehmen im Land eingegangen wird und keine Investitionen in US-amerikanische Unternehmen getätigt werden.

Wenn der europäische Arbeitgeber beispielsweise einen Auftrag in den USA hat, kann der Mitarbeiter mit einem ESTA bis zu 90 Tage bei einem amerikanischen Kunden arbeiten, solange er dort kein Arbeitsverhältnis eingeht.

In einem solchen Fal list es kein Problem, wenn das amerikanische Unternehmen Rechnungen an den deutschen Arbeitgeber zahlt. In der Praxis ist dies oft der Fall, wenn zum Beispiel eine Lieferung mit einer Dienstleistung verknüpft wird.

Das deutsche Unternehmen verkauft beispielsweise ein Gerät oder ein anderes Produkt und ein deutscher Mitarbeiter reist dazu in die USA, um zu garantieren, dass alles gut läuft. Die Mitarbeiter können ohne Probleme mit einem ESTA reisen und das Produkt vor Ort testen oder installieren.

Nach den Visabestimmungen Amerikas besteht für deutsche Staatsbürger keine Visumspflicht, wenn diese in die USA für Urlaubs- oder Geschäftszwecke einreisen und sich nicht länger als 90 Tage hier aufhalten möchten. Die elektronische Einreisegenehmigung (ESTA) reicht hier aus. Bei Aufenthalten, welche länger als 90 Tage andauern, muss ein geeignetes Visum beantragt werden. Dabei entfällt die elektronische Reisegenehmigung für Visainhaber.

Geschäftsreisende, welche vorhaben mehr als 90 Tage nach Amerika einzureisen oder dort eine unbezahlte oder bezahlte Beschäftigung aufnehmen, benötigen generell ein Visum. Das Visum wird dann durch die US-Botschaft oder dem Konsulat ausgestellt . Die Erteilung vom ESTA oder Visum garantiert jedoch noch nicht dass Sie auch tatsächlich einreisen dürfen, wie sich in der Covid-19-Pandemie wieder einmal gezeigt hat.

Business Meetings in Amerika: Gut vorbereiten und zu Visum/ESTA informieren!  @alicerodnova via Twenty20
Business Meetings in Amerika: Gut vorbereiten und zu Visum/ESTA informieren!
@alicerodnova via Twenty20

Wer kann das ESTA-Visum beantragen?

Ein ESTA-Visum brauchen Geschäftsreisende und Touristen, welche sich für längstens 90 Tage in Amerika aufhalten wollen. Unter Geschäftsreisende sind solche Personen zu verstehen, die geschäftliche Möglichkeiten abwägen wollen oder zum Beispiel an Konferenzen oder Tagungen teilnehmen möchten.

Wer einen längeren Zeitraum dazu benötigt, muss ein Visum beantragen. Dies gilt ebenfalls für Reisende, welche einen anderen Grund für den Aufenthalt haben. So können zum Beispiel Studenten mit einem ESTA-Antrag nicht in die USA einreisen. Genauso wenig ist die Aufnahme einer Arbeit mit dem ESTA-Visum möglich.

  • Jeder Einreisende muss einen eigenen Antrag für das ESTA-Visum stellen. Dieser muss vor der Reise ausgefüllt werden, wenn die Einreise über den See- oder den Luftweg erfolgt.
  • Ein ESTA-Visum ist nicht nötig, wenn ein Business- oder Touristenvisum für die USA vorhanden ist oder wenn eine Staatsangehöriger von einem am Visa-Waiver-Programm teilenehmenden Land am Landweg (also über den Straßengrenzübergang von Kanada oder Mexiko aus) einreist. Ebenso benötigen Halter einer Green Card kein ESTA.

Wann ist auf Geschäftsreisen ein Visum nötig?

Ein ESTA reicht generell nicht aus, um ein Arbeitsverhältnis mit einem Unternehmen in den USA einzugehen, denn dafür wird ein spezielles Arbeitsvisum benötigt. Es gibt noch weitere Ausnahmen, bei welchen ein ESTA-Antrag nicht ausreicht. So ist es mit einem ESTA zum Beispiel auch nicht erlaubt, in Amerika zu studieren, in ein Unternehmen zu investieren oder ein Unternehmen im Land zu gründen. Für journalistische Tätigkeiten muss ebenfalls ein echtes Visum beantragt werden.

Zudem gelten einige generell Voraussetzungen für die Einreise mit dem ESTA, denn dieses ist eine Sicherheitsmaßnahme. Wenn eine der Sicherheitsfragen im Formular mit „Nein“ beantwortet wird, zum Beispiel, weil der Antragsteller kürzlich im Irak oder Iran war, kann dieser kein ESTA bekommen und muss stets ein Visum beantragen.

Um überflüssige Schwierigkeiten bei den Prüfungen der Einwanderungsbehörden zu vermeiden, wird für deutsche Geschäftsreisende empfohlen, ein Begleitschreiben des Heimatunternehmens in englischer Sprache bei sich zu haben. Hierin müssen der Zweck der Reise, die Aufenthaltsdauer sowie die Tatsache, dass der Beschäftigte kein Einkommen aus US-amerikanischen Unternehmen bekommen wird, vermerkt sein.

Wenn ein Mitarbeiter einreist, um eine Reparatur-, Montage- oder Servicetätigkeit auszuführen, sollte dieser möglichst Unterlagen bei sich haben, welche diese Tatsache belegen. Solche Belege können zum Beispiel der Kaufvertrag der Anlage, Maschine oder das Einladungsschreiben des Kunden aus Amerika sein.

Die Bedeutung des Visa-Waiver-Programms

Das Visa-Waiver-Programm gestatte es Staatsangehörigen der an diesem Programm teilnehmenden Länder die Einreise ohne Visum und einen bis zu 90-tägigen Aufenthalt in den USA zu geschäftlichen oder privaten Zwecken. Die Gäste müssen sich hierbei einverstanden erklären, von dem Recht auf Einspruch oder Revision zurückzutreten. Das Programm für visumfreies Reisen (VWP, Visa Waiver Program) erlaubt es den Staatsangehörigen verschiedener Länder, zu touristischen oder geschäftlichen Zwecken für bis zu 90 Tage ohne ein Visum nach Amerika zu reisen.

  • Wenn die Besucher eine Mitteilung erhalten, dass der ESTA-Antrag abgewiesen wurde, dürfen diese nicht mehr mit dem Visa-Waiver-Programm nach Amerika USA einreisen.
  • Für künftige Reisen müssen diese ein Nichteinwanderungs-Visum beantragen und sollten dies wenigstens 3 Monate vor der geplanten Reise tun.
  • Für die Beantragung eines solchen Visums muss zuächst das Antragsformular DS-160 ausgefüllt, die Visagebürh bezahlt und ein Gesprächs-Termin bei der Botschaft vereinbart werden.

Wenn die Besucher schon eine bevorstehende Reise geplant haben, können diesen einen Antrag auf Notfalltermine stellen. Dieser Antrag muss den Grund der Reise und das Datum beinhalten und eine Kopie der Nachricht von der Grenzschutz- und der Zollbehörde der Vereinigten Staaten, die die Gäste im Zusammenhang des ESTA-Antrages bekommen haben.

Das Visa Waiver Programm wird allgemein als Touristen-Visum bezeichnet und gestattet den Aufenthalt in Amerika bis zu 90 Tagen. Hierbei handelt es sich jedoch beim Visa-Waiver-Programm bzw. Visa-Erlassungsprogramm nicht um ein eigentliches Visum, sondern das Programm gestattet es Staatsbürgern aus 28 Ländern, bei einem Aufenthalt von weniger als drei Monaten ohne ein eigentliches Visum einzureisen. Für die Staatsangehörigen dieser Länder gilt für die Einreise in den USA dann auch keine Visumpflicht, was sich auch daran zeigt, dass diese Personen an Straßengrenzübergängen ganz ohne Visum oder ESTA einreisen können.

Die Voraussetzungen für die Einreise mit einem ESTA

Wenn die Besucher ein ESTA für ihre Einreise in die USA nutzen wollen, müssen diese alle die auf der Antragswebsite genannten Bestimmungen für die Einreise erfüllen. Obwohl österreichische, deutsche und Schweizer Geschäftsleute und Touristen in aller Regel sämtliche Kriterien für eine Einreise mit dem ESTA erfüllen, sollten diese sich vorher genau informieren.

Das Arbeiten in Amerika ist mit einem ESTA für maximal 90 Tage erlaubt, wenn die Gäste kein Beschäftigungsverhältnis in Amerika eingehen. Sie dürfen für die Arbeit im Land bezahlt werden, wenn der Arbeitgeber den Firmensitz außerhalb von Amerika hat. Diese Arbeit wird als Geschäftsreise angesehen und erfüllt somit die Voraussetzungen für eine Einreise mit einem ESTA.

Zugleich müssen die Reisepläne bestimmten Einreisebestimmungen entsprechen:
Die Höchstaufenthaltsdauer gilt nicht nur für Amerika, denn Zwischenaufenthalte in Mexiko, Kanada sowie den Inseln der Karibik werden in die Aufenthaltsdauer in den USA miteingerechnet.
Bei der Einreise in die USA müssen die Gäste schon im Besitz des Tickets für die Weiter- oder Rückreise sein.

Wenn die Besucher ein ESTA für ihre Einreise nach Amerika verwenden, können diese nach der Ankunft weder eine Verlängerung des ESTA, noch ein Visum oder eine separate Aufenthaltserlaubnis erhalten.

Mit dem ESTA dürfen die Gäste zudem kein Privatflugzeug oder ein privates Schiff für die Einreise nach Amerika verwenden.

Autor: David Reisner

Die Webseite 123 People wird von mir, David Reisner, betrieben. Mein Interesse für persönliche Finanzen besteht bereits seit vielen Jahren und mit meinem Finanz Blog war ich einer der ersten Blogger in Österreich, die darüber berichtet haben. Neben meinem Interesse an Finanzen und Tipps zum Sparen, zur Geldanlage und zur Finanzierung bin ich privat an den Themen Tanzen, Sport und Grillen interessiert.